Iemand die regelmatig achter de computer zit, zal zeer waarschijnlijk wel weten wat Microsoft Office Word, Excel en PowerPoint zijn en hoe je deze moet gebruiken voor simpele dingen. Maar bij bepaalde Office-pakketten zijn er meer programma’s aanwezig. Één daarvan is Access. Veel mensen kennen dit programma niet, vandaar dat ik vandaag de theorie ervan bespreek.
Microsoft Office Access is een programma waarmee je databases kunt creëren. In tegenstelling tot de programmeertalen MySQL en PHP is Access veel makkelijker in gebruik. Beide programmeertalen zijn eigenlijk bedoeld voor het ‘echte’ werk. Je kunt er veel meer mee, zoals formulieren op websites koppelen aan een database. Het is echter handig als je in ieder geval weet wat je met Access kunt en wat de basisbegrippen zijn die betrekking hebben tot een database.
Wanneer je Access opent en een database opent, zijn er vier mogelijkheden beschikbaar om mee te werken:
- Tabel
- Query
- Formulier
- Rapport
Een goede database beschikt over al deze vier elementen. Maar waarom dan eigenlijk? Ik zal nu antwoord geven op deze vraag.
Waar je in elk geval mee begint, is het maken van een tabel. Je kunt hier informatie in opslaan, zoals klantgegevens. Uiteindelijk is dit ook het belangrijkste element. In de screenshot hieronder zie je een voorbeeld van een nuttig formulier, die ik gebruik om de leden van mijn ‘gang’ (soort club) op GTAForum.nl bij te houden.
Twee onderdelen zijn gemarkeerd: een veld en een kolom. Dat is iets anders dan bij bijvoorbeeld Office Excel, waarbij een veld eigenlijk een rij wordt genoemd. In een veld vind je informatie van één persoon. Ieder ingevoerde persoon krijgt een id-nummer toegekend. Dat gebeurt automatisch. Op die manier is het makkelijker iets terug te vinden. Op facturen zie je ook vaak staan ‘klantnummer’ of iets dergelijks. Het id is dat in dit geval ook.
Maar zo’n formulier ziet er eigenlijk best onoverzichtelijk uit, als je een nieuwe klant moet toevoegen, niet? Daarom heb je de functie ‘formulieren’. Helaas kunnen we niet zomaar even een formulier maken. Eerst maak je een zogenaamde relatie aan. Zoals de naam al doet vermoeden, is dit een koppeling naar verschillende tabellen. Een relatie instellen doe je door naar het tabblad ‘Tabel’ te gaan en op ‘Relaties’ te klikken. Hieronder zie je het relatie-overzicht van de desbetreffende database.
Je ziet drie schema’s: tblRangen, tblLeden en tblGroepen. De middelste is gekoppeld aan de rangen- en groepentabel. Dankzij deze functie kun je een uitklaplijst toevoegen aan de tabel tblLeden. Typen is dan niet meer nodig.
Als je eenmaal relaties hebt ingesteld, kun je een formulier gaan maken. Er is een ontwerpweergave aanwezig voor als je een grafisch kwalitatieve formulier wil ontwerpen. Bij onderstaande is gewoon voor het standaard uiterlijk gekozen, omdat het mij zelf verder niets uitmaakt hoe het eruit ziet.
Sommigen willen graag een overzicht met de groepen eerst en dan daarnaast het aantal mensen dat onder die groep valt. Dit kun je doen met behulp van een query, een soort zoekopdracht. Leuk weetje overigens: query komt ook voor in de naam MySQL (Structured Query Language). Dit is zo, omdat query’s voor een database gewoonweg nodig zijn om deze goed te laten werken.
In de onderstaande afbeelding is een voorbeeld te zien van een query van de ledentabel waarbij op groepen geordend is. Daarnaast staat het totale aantal leden en daarnaast weer per lid welke rang deze heeft.
Het laatste dat ik wil laten zien, is hoe een rapport eruitziet. Een rapport kun je gebruiken als overzichtelijke tabel om uit te printen. Het is wat duidelijker en richt zich dan ook meer op het idee dat je een net overzicht kunt maken om bijvoorbeeld in te dienen bij je werkgever. Die zou zeker weten geen slordige tabel willen zien.
Access is een vrij makkelijk programma om te leren, als je wilt beginnen met bijvoorbeeld MySQL. Dit kan overigens ook in het programma gebruikt worden om gegevens te wijzigen. Dit is echter niet aan te raden als je er geen verstand van hebt. Voor degene die dat wel heeft: SQL-modus kan gestart worden vanuit iedere query door op het pijltje bij de weergave te klikken en te kiezen voor SQL-weergave.
Leuk artikel Tom. Ik ben zelf ook een beetje aan het oefenen met Access.
Groetjes Chris
Bedankt voor de duidelijke uitleg!
Groet,
Yannick