Onderzoek Veenman: succesvol digitaliseren informatiestromen vraagt beleid

Waarom printen we eigenlijk nog? Bij welke afdelingen gebeurt dat het meest en kun je printgedrag zien als indicator voor zakelijk succes? Veenman, specialist op het gebied van geïntegreerd documentbeheer, heeft een onderzoek uitgevoerd onder Nederlandse organisaties om antwoord te krijgen op vragen rond zakelijk printgebruik. Maar liefst 71% van de respondenten werkt met digitale systemen voor het opslaan en delen van informatie, maar het blijkt dat die niet maximaal benut worden. Ondanks de opmars van deze systemen is het papierloze kantoor voorlopig nog een illusie: 80% van de medewerkers print minimaal één keer per dag.

Veenman heeft onderzocht hoe organisaties hun printstroom hebben verminderd met digitale alternatieven voor het raadplegen, bewerken en delen van informatie. Daarbij is zowel gevraagd naar de kansen die deze alternatieven bieden als naar de uitdagingen bij invoering en gebruik.

Dirk Olivier, Algemeen Directeur van Veenman: “Printen of scannen is natuurlijk geen doel op zich. Waar het om gaat is dat werknemers ‘informatie in de hand’ nodig hebben. Die informatie is steeds vaker digitaal, zo bevestigt ons onderzoek, maar print verdwijnt niet. We zien dat zeven van de tien organisaties nu werken met een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie. Maar het blijkt dat die systemen niet maximaal benut worden. Daarbij wijst het onderzoek duidelijk uit dat afdeling, leeftijd, functie geen bepalende factor zijn, zoals nog wel eens wordt gedacht. Als een organisatie deze systemen beter wil benutten zijn een overkoepelend informatiebeleid en slagvaardig samenwerken nodig.”

De afgelopen jaren is het printvolume bij ruim 60% van de respondenten weliswaar sterk teruggelopen, maar het afgelopen jaar werden in Nederland nog 40 miljard prints gemaakt. Het papierloze kantoor is dus nog ver weg. Niet alleen print 80% van de respondenten nog minstens één keer per dag, ruim 40% van de respondenten stelt dat er vooral geprint wordt omdat de werkprocessen dit voorschrijven. Bijvoorbeeld wet- en regelgeving die bepaalt dat er hardcopy gearchiveerd moet worden. Maar printgebruik wordt niet alleen door voorschriften bepaald, want ruim een kwart denkt dat printen wordt ingegeven door ‘oude gewoonten’.

Een ruime meerderheid van de respondenten vindt de digitale transitie essentieel om het printgebruik terug te dringen. Het groeiend gebruik van tablets en smartphones heeft volgens de respondenten het grootste effect op de verschuiving van print naar digitale documenten. Andere redenen zijn de toenemende behoefte aan real time informatie en het opzetten van selfservice portalen voor klanten.

Een derde van de organisaties heeft al beleid geïmplementeerd om het printen te verminderen. Volgens het onderzoek heeft 47% geen beleid, waarvan 34% dat wel van plan is, terwijl bij 13% een dergelijk beleid niet op de agenda staat.

Toch is niet duidelijk wie het voortouw moet nemen bij de digitale transitie: ICT, Facility Management of de directie. Een van de knelpunten is dat proceseigenaren veelal gericht zijn op de output van het proces en het te druk hebben met hun eigen werk. En administratie-intensieve gebruikers worden niet aangespoord tot een optimalisatieslag omdat ze dan hun functie mogelijk ondermijnen.

Volgens merendeel van de respondenten is digitalisering van informatiestromen een indicator voor de innovatiekracht: 11% is bezig met de implementatie van een digitaal systeem voor het opslaan en delen van informatie ervan en 8% verwacht dat binnen 6 tot 12 maanden te doen. De respondenten  denken met deze systemen met name efficiencywinst te boeken. Een meerderheid vindt dat digitalisatie de kwaliteit van het werk (sterk) verbetert.

Dirk Olivier: “Het advies dat we organisaties op basis van het onderzoek willen geven is dat zij de focus moeten leggen op de overkoepelende (informatie)processen. Het gaat er om hoe organisatiebrede workflows het beste geoptimaliseerd kunnen worden, in plaats van dat alleen op afdelingsniveau te doen. Dat lukt het beste met een stapsgewijze aanpak. Durf te beginnen met een gedegen inventarisatie van de informatiebehoeften. En vanuit die zakelijke behoefte moet er dan door de directie een overkoepelend informatiebeleid worden vastgesteld. Organisaties kunnen dan slagvaardiger opereren, beter samenwerken binnen processen en direct inspelen op situaties, wat uiteindelijk leidt tot een betere concurrentiepositie.”

Over het onderzoek

Het onderzoek is in opdracht van Veenman uitgevoerd door een extern onderzoeksbureau onder Nederlandse organisaties met een uiteenlopende omvang en in verschillende branches. Met name gezondheidszorg, zakelijke dienstverlening, overheid, handel en industrie waren goed vertegenwoordigd. Het grootste deel van de respondenten is ICT-manager, maar ook inkoop/contractmanagers en facility-managers hebben deelgenomen.