Wellicht weten sommigen van jullie al wel dat je bij Gmail en Hotmail subadressen kunt gebruiken. Bij een subadres zet je na je gebruikersnaam en voor het apenstaartje een plusteken gevolgd met een label, zoals adres+dienst@gmail.com. In combinatie met mailfilters is dit een handig hulpmiddel om je inkomende mail georganiseerd te houden. Antagonist geeft je daarom uitleg over mailfilters en subadressen. Ken je dit nog niet, lees dan verder en ontdek de voordelen ervan!
Mailfilters en subadressen?
Met een mailfilter bepaal je wat er met een e-mail moet gebeuren, als het aan door jou gekozen condities voldoet. Stel dat je maandelijks per e-mail de factuur van je telecomprovider ontvangt. Het afzenderadres is dan doorgaans hetzelfde, net als (delen van) het onderwerp. Met een mailfilter kun je dan, op basis van die kenmerken, regelen dat deze e-mails automatisch in een aparte map komen te staan en een label krijgen. Zo hoef je het niet zelf handmatig te sorteren. Dit scheelt behoorlijk wat tijd en houdt je mailbox overzichtelijk(er).
Subadressen maken deel uit van het mailprotocol en zijn bedacht als manier om e-mail te filteren. Heb je een Gmail-adres, dan hoef je er niets bijzonders voor te doen om het te gebruiken. Zet een plusteken achter je gebruikersnaam met een voor jou logisch label en je hebt er eentje. Is voorbeeld@gmail.com je e-mailadres, dan is voorbeeld+naam@gmail.com daar een subadres van. Er zit verder geen limiet op het aantal subadressen dat je kunt maken en hebben.
Klinkt goed, maar wanneer gebruik je het?
Bijvoorbeeld bij nieuwe accounts of bestellingen in webshops. Misschien heb je een Nintendo Switch gekocht en moet je een account aanmaken. In plaats van je gebruikelijke e-mailadres geef je dan adres+nintendo@gmail.com op. Je maakt dan in Gmail eenvoudig een filter aan die naar dat adres gestuurde e-mails in een ‘Nintendo-map’ in je inbox zet. Je houdt het zo netjes gescheiden van de rest, zonder dat je er omkijken naar hebt.
Mailfiltering is niet de enige reden om subadressen te gebruiken. Het kan je ook helpen achterhalen of een dienst of webshop je e-mailadres heeft doorverkocht. Stel dat je ineens willekeurige spamberichten op adres+webshop@gmail.com ontvangt. Je gebruikt dat adres specifiek voor die webshop en nergens anders voor. Je weet daardoor waar het gelekt is en kunt er dan melding van maken of er niet meer bestellen. Had je jouw normale e-mailadres gebruikt, dan was het een stuk lastiger om dit te ontdekken.
Mailfilter aanmaken in Gmail
Als je op Gmail bent ingelogd, dan vul je in het zoekveld bovenaan het kenmerk in waarop je wilt filteren. Dit kan bijvoorbeeld het afzender- of subadres zijn. Nadat je dit hebt ingevuld, klik je rechts in het zoekveld op het pijltje dat naar beneden wijst. Er verschijnen nu zoekopties, waarmee je het filter verder kunt specificeren. Door op ‘Zoeken’ te klikken, kun je op basis van reeds ontvangen e-mail controleren of je filter precies genoeg is voor wat jij wilt. Als je tevreden bent, dan klik je op ‘Filter maken’
Je hebt zojuist de condities bepaald waaraan de e-mail moet voldoen. Nu krijg je een venster te zien, waar je kunt beslissen wat er vervolgens met die e-mail moet gebeuren. Zo kun je aangeven dat dit type berichten de inbox moet overslaan en een label moet krijgen. Je kunt deze e-mails ook laten doorsturen naar een ander adres, mocht je dat willen. Ook kun je de gewenste acties op al bestaande e-mails toepassen die aan het filter voldoen. Klik ten slotte op ‘Filter maken’ en je bent klaar
E-mail in eigen beheer?
Sommige hostingproviders bieden ondersteuning voor mailfilters en subadressen. Heb je e-mail in eigen beheer en accounts die op je domein zijn gebaseerd, informeer dan bij je hostingprovider of het mogelijk is. Zo biedt de webhosting van Antagonist ondersteuning voor de filtertaal Sieve. Deze filtering wordt meteen toegepast als e-mails op de webserver binnenkomen. Dat is handig, omdat in de webmail aangemaakte mailfilters daardoor ook in andere mailprogramma’s werken waar je het account instelt. Je inbox met mailfilters ziet er zo op ieder apparaat hetzelfde uit.
Succes met organiseren!
Mailfilters en subadressen zijn handige hulpmiddelen om je inbox georganiseerd te houden. Heb je ze allebei nooit gebruikt en ga je dat nu doen, dan zul je al snel zien dat je het jezelf een stuk gemakkelijker maakt. Een filter bedenken die je werk uit handen neemt, kan zelfs voldoening geven. Misschien pak je het direct grondig aan en stel je meteen een hoop filters in. Je kunt ze ook gaandeweg bedenken en instellen. Wat je strategie ook is, we hopen dat je wat aan dit artikel hebt gehad. Veel succes!
