Thuiswerken lijkt de norm te worden. Hierdoor zoeken we allemaal naar steeds betere manieren om op afstand samen te werken. Ook de manier waarop we data met elkaar delen verandert. Alles moet zo onafhankelijk mogelijk, veilig, snel en effectief. En juist door deze verandering komen er steeds meer softwareoplossingen op de markt die het zakelijke en privé leven makkelijker moeten maken. Onlangs stuitten wij zelf op SeaTable, een combinatie van een spreadsheet (zoals Excel) en projectmanagement software. Wij raakten geïnteresseerd in deze tool en besloten een account aan te maken. In dit artikel lees je alles over SeaTable, inclusief onze bevindingen.
Wat is SeaTable?
SeaTable is een softwareoplossing die een combinatie biedt van een spreadsheet en project management software. Middels SeaTable kun je data verwerken en inzetten om productief, effectief en efficiënt (samen) te werken. De tooling is beschikbaar in de cloud (SeaTable Cloud), maar ook voor op je eigen server (SeaTable Server). Dit laatste is vooral interessant met betrekking tot onafhankelijkheid en veiligheid van je data.
‘Maar wat is het dan echt?’ zul je misschien denken. Nou, SeaTable biedt de optie om data, zoals je die in Excel hebt, op een ‘moderne’ manier in te zetten. Hierdoor kun je allerlei dingen doen. Zo kun je SeaTable inzetten voor sales (om bijvoorbeeld een pijplijn bij te houden) en projectmanagement (om een project te monitoren en te managen), maar ook voor privé gebruik, zoals voor het plannen van een vakantie of het bewaken van je financiële huishouding. Hoewel SeaTable in de eerste instantie lijkt op een oplossing voor zakelijk gebruik, kun je het dus ook prima gebruiken voor privegebruik.
SeaTable is in feite dus een superset van Excel. Normaal gesproken schaf je tooling aan (zoals HubSpot, Trello, Monday, ToDoist, et cetera) waarin je Excel-sheets importeert, maar SeaTable maakt dit hele proces overbodig. Dit scheelt een overvloed aan accounts, tijd en (dus ook) kosten.
Kort over het bedrijf
De IT start-up SeaTable is relatief jong. Het bedrijf is in 2020 opgestart en bestaat inmiddels uit ruim 40 medewerkers. Het bedrijf opereert vanuit drie locaties, verspreid over de wereld (hoofdkantoor in Mainz, Berlijn en Bejing). Inmiddels zijn er al honderden duizenden gebruikers van SeaTable.
Hoe ziet SeaTable eruit?
Open en gebruik je de tooling from scratch? Dan zie je vooral een spreadsheet. Je kunt dus data invullen, filters maken, data sorteren en groeperen. Maar je kunt ook formulieren aanmaken (en delen) of tabellen en grafieken maken op basis van je data. Tot dusverre geen baanbrekende functionaliteiten, maar wel handig.
Interessanter wordt het als je kijkt naar verschillende templates die je kunt gebruiken. Hier zijn verschillende kant-en-klare sheets beschikbaar voor onder andere marketing, project management, software development, HR, Sales en Klantenservice, de creatieve sector en studenten. Er zijn zelfs templates voor corona, waarbij je een gastenregistratie sheet beschikbaar hebt. Er zijn tientallen templates, dus we kunnen ze niet allemaal behandelen.
Voor in dit artikel kijken we even naar projectmanagement. Hier vinden we 6 verschillende templates, waarbij we ons voor dit artikel even richten op ‘Simple Task Management’. Openen we deze, dan zien we het volgende scherm.
Het valt meteen op dat dit geen standaard speadsheetje meer is, maar een heus managementsysteem. De mogelijkheden zijn eindeloos. Je kunt ineens van alles doen. Zo kun je een to-do lijst maken en bijhouden, een kalenderfunctie instellen, mensen ‘taggen’ en bestanden importeren en toevoegen in de sheet. Het mooie is daarbij dat je ook notificatie regels kunt instellen, dus iedereen wordt constant in de loop gehouden als dat gewenst is. Wil je niet overspoeld worden met notificaties, dan kun je dat dus zelf instellen (wel zo fijn!).
SeaTable ziet er erg overzichtelijk uit. Bovendien is de tooling makkelijk te gebruiken. Zeker als je al iets van ervaring hebt met softwareoplossingen, zal SeaTable je makkelijk af gaan.
Lokale installatie, compleet in eigen beheer
Veel software-gebruikers zijn geen fan van Cloud-based oplossingen. Dit maakt SeaTable dan ook uniek. De software is lokaal installeerbaar, op je eigen server, zodat je het volledig in eigen beheer hebt. Hiermee lijkt SeaTable de enige aanbieder op de markt. Als bedrijf of professional heb je al je data dus volledig onder controle in eigen beheer. En SeaTable is ook flexibel. Zo kun je het laten draaien op verschillende platformen met verschillende authenticatie technieken, zoals SAML, 0Auth, Shibboleth, Active Directory en LDAP. Je kunt de software bovendien volledig custom maken met je eigen URL, je eigen template(s), je eigen kleurenpalet, je eigen rollen en eigen regels voor toegang tot functionaliteiten.
Kosten en mogelijkheden
Kostentechnisch lijkt SeaTable redelijk transparant. Er zijn geen verborgen kosten of addertjes onder het gras. Je betaalt per gebruiker (per maand of per jaar) en afhankelijk van welke versie je kiest (SeaTable Cloud, SeaTable Dedicated of SeaTable Server), kun je SeaTable voor bijna iedere organisatiegrootte in gebruik nemen. Voor de Cloud versie heb je een gratis plan, een plus optie en een enterprise variant. Voor Dedicated en Server kun je het beste even contact opnemen voor de opties. Maar of je dus een particulier bent, een ZZP’er, een agency (MKB) of een afdeling binnen een corporate, SeaTable biedt altijd een passende optie.
Conclusie
Wat ons betreft is SeaTable een zeer interessante software oplossing die -zeker in deze tijd- effectief en efficiënt samenwerken kan bevorderen. De tool oogt modern, werkt snel en biedt veel functionaliteiten. Je kunt de tool koppelen aan allerlei andere externe platformen (zoals LinkedIn, Google Drive, Slack, WordPress en DropBox en je kunt het volledig afstemmen op de behoefte die jij hebt, of je nu een eenpitter bent of een corporate-gebruiker. Kortom: we zijn erg positief over deze tooling.
Meer weten over SeaTable? Bekijk dan ook www.seatable.io
